Gratulacje! Jesteś oficjalnie osobą planującą najbliższe wydarzenie. Mając taką rolę, zapraszamy do krótkiego poradnika ze wskazówkami, które pozwolą ci być bardziej elastycznym przy zarządzaniu swoim budżetem.
1) Sezon/terminy: niektóre obiekty działają na zasadzie wysokiego i niskiego sezonu. W zależności od terminu ceny mogą się znaczne różnić. Ponadto warto także zaznaczyć, jeśli grupa ma się spotkać w okolicy jakiegoś święta.
a. Wyszukiwanie: jeśli wybrałeś miasto, sprawdź daty, kiedy w nim odbywają się duże festiwale, ogólnomiejskie zjazdy branżowe, wydarzenia specjalne (np. Liga Mistrzów), itp. Jeśli zmiana daty jest możliwa, warto zaplanować spotkanie tydzień wcześniej lub później, aby nie kolidowało ono z tymi wydarzeniami. Wasza impreza w tym samym czasie może okazać się kosztowna i chaotyczna dla jej uczestników.
2) Dni tygodnia: hotel albo mają większe zapotrzebowanie na swoje usługi w weekendy albo w dni powszednie. Na przykład hotel znajdujący się w kompleksie budynków firmowych może być mimo to bardzo przyjemny i w weekend może oferować korzystne ceny. Z drugiej strony piękny ośrodek wypoczynkowy może mieć problemy z pełnym zakwaterowaniem w dni powszednie.
3) Czy ceny dla jednej osoby lub wielu osób w tym samym pomieszczeniu są takie same? Często się zdarza, że cena pokój mieści się w budżecie, ale jeśli skład grupy jest taki, że w pokoju mieszka do czterech osób, hotel może posługiwać się stawką wielostopniową, według której za każdą dodatkową osobę w pokoju dodaje się od 10-30 dolarów. Podczas zamieszczania zlecenie upewnij się, że odpowiednio dobrałeś rodzaj pokoju, tak aby ceny dla były jak najbardziej zbliżone do rzeczywistych.
4) Proszę sprawdzić, czy nie ma naliczonych dodatkowych kosztów za pomocą przycisku "Informacja o hotelu" po lewej stronie każdej oferty. Czy podano opłaty klimatyczne? Czy są opłaty parkingowe? Czy hotel przyjmuje zwierzęta gości, a jeśli tak, czy pobiera za to dodatkowe opłaty? Czy istnieją jakieś obowiązkowe opłaty związane z podatkami hotelowymi? Dodatkowe opłaty mogą znacznie zwiększyć koszty. Mimo to niektóre z nich można do pewnego stopnia negocjować w zależności od tego, jak dobrze Twoje zainteresowanie hotelem dopasuje się do jego wymogów.
a. Sprawdź czy wszystko jest wliczone w cenę: w niektórych hotelach śniadanie jest bezpłatne, popołudniowe imprezy są otwarte dla wszystkich gości hotelowych, wstęp do siłowni jest wolny, a dostęp do Internetu otrzymuje się wraz z zakupem pokoju. Takie drobiazgi to nie tylko oszczędności - polepszają one również ogólne wrażenie z pobytu. Usługi dodatkowe są wymienione w dziale uwag przy ofercie hotelu tuż poniżej ceny dla grupy.
5) Jedzenie i napoje: jeśli podczas swojej wizyty planujesz bankiet, nie zapomnij dodać tej informacji przy zleceniu. Dzięki temu odpowiedzą tylko te hotele, które mogą takie przyjęcie zapewnić. Ponadto hotele chętniej zaoferują zblokowanie pokojów oraz dodatkowe rabaty, jeśli grupa ma zamiar żywić się na terenie hotelu oraz wykorzystać jego zaplecze cateringowe. Po wybraniu hotel mogącego sprostać wszystkim wymaganiom w ramach zakładanego budżetu, proszę nacisnąć przycisk "Kontakt z hotelem". Zostanie wyświetlone menu. Sprawdź opłaty i należne podatki. Do ceny menu na bankiet należy dodać opłaty, które wyniosą dodatkowo 20-40%. Sposoby na pokrycie kosztów:
a. HotelPlanner.com będzie próbował wynegocjować dla Twojej grupy od 20% do 50% zniżki na posiłki i napoje. Sprawdź uwagi hotelu, aby dowiedzieć się o rabatach.
b. Wymyśl przykładowy jadłospis, oblicz koszt, jaki jesteś gotowy ponieść i przedstaw go hotelowi po zsumowaniu z innymi kosztami. Na przykład do śniadania z pieczywem, sokami owocowymi oraz kawą lub herbatą dolicz cenę za osobę według zakładanego budżetu i zobacz, czy hotel zmieni menu, aby zmieścić się w proponowanym budżecie. Większość hoteli zaoferuje twojej grupie bezpłatne śniadanie, co także zostanie podane w uwagach hotelu.
c. Przejrzyj menu w restauracji. Jeśli grupa jest mała, możesz skorzystać z posiłku w hotelowej restauracji lub w pobliskim punkcie gastronomicznym.
6) Sprzęt audiowizualny: przekaż swoje potrzeby dotyczące sprzętu audiowizualnego przedstawicielowi i poproś o indywidualną wycenę. Wypożyczanie projektora LCD jest drogie, dlatego czasami bardziej opłaca się zakup własnego sprzętu. Należy jednak zapytać przedstawiciela, czy za podłączenie własnego sprzętu na terenie hotelu naliczane są dodatkowe opłaty.
7) Wynajem sal konferencyjnych: jeśli ilość wynajętych pokojów odpowiada ilości uczestników planowanych spotkań, będzie to dobrą kartą przetargową przy negocjowaniu wynajmu sal konferencyjnych. Jeśli grupa potrzebuje miejsca na wystawę, dużo przerw lub większą salę konferencyjną (np. na 100 osób, a Twoja umowa opiewa na 10 pokojów na dobę), spodziewaj się dodatkowych opłat za wynajem sali. Hotel Planner może pomóc wam obniżyć te koszty, jeśli: a) grupa jest zakwaterowana w okresie świąt lub niskiego sezonu; b) grupa ma wysoki poziom konsumpcji na dobę, (tzn. jej uczestnicy jedzą w hotelu śniadanie, lunch, przekąski, kolację); c) wydarzenie całkowicie wyprzeda wolne pokoje.
8) Bliskość do atrakcji: czy członkowie grupy mają wolne wieczory, czy też planowane jest spędzanie czasu poza hotelem? W obu przypadkach, jeśli uczestnicy są w stanie dojść pieszo do różnych miejscowych atrakcji, zmniejszy to koszty na uczestnika. Jeśli Twoja grupa ma wiele dni wolnych, a do atrakcji można dojść pieszo, uczestnicy z pewnością docenią fakt, że nie trzeba wynajmować i opłacać taksówki lub wyciągać samochodu z garażu i dowiadywać się, jak się poruszać w obcym mieście. Jeśli planujecie wyjście poza teren hotelu, transport może być niemałym wydatkiem. Wybranie hotelu, w pobliżu którego znajdują się liczne atrakcje, do których ponadto uczestnicy mogą dojść na piechotę, to spora oszczędność. Kliknij przycisk "Informacja o hotelu" po lewej stronie oferty, aby wyświetlić mapę otoczenia hotelu wraz z listą atrakcji po prawej. Podana także będzie odległość każdej z nich do hotelu. W Hotel Planner można również sortować wszystkie opcje oferowane przez hotel według odległość do konkretnych miejsc. Zaznacz kratkę "Sortuj wg" w górnej części oferty hotelu.
9) Transport: Jeśli wielu uczestników przylatuje samolotem, sprawdź ceny biletów lotniczych z głównych miast okresie planowanego spotkania. Jeżeli bierzesz pod uwagę różne miasta jako miejsce na spotkanie, to może się okazać, że jedno z nich jest bardziej atrakcyjne niż pozostałe. Tutaj również użyj przycisku "Informacja o hotelu" po lewej stronie oferty, aby otrzymać dane o transporcie wahadłowym i cenach taksówek z lotniska, jak również o czasie podróży z lotniska do wybranego hotelu.
10) Aktualizacje i udogodnienia: Twój przedstawiciel z Hotel Planner zawsze będzie się starał uzyskać jednorazowe, bezpłatne podniesienie standardu do poziomu apartamentu, ewentualnie bezpłatne usługi dodatkowe do jednego z VIPów z Twojej grupy. Takie udogodnienia, udostępniane bez dodatkowych kosztów, są zauważane przez grupę i podnoszą ogólne wrażenie pobytu.
11) Dodatkowa porada! Jeden pokój na pięćdziesiąt: standardem w większości hoteli jest dodanie jednego bezpłatnego pokoju na każde 50 zarezerwowanych przez grupę! Niektóre hotele dodają pokój tylko wtedy, gdy na dobę jest zarezerwowanych 50 lub więcej pokojów. Inne uznają tę ilość w ujęciu narastającym. Część hotelów oferuje jeden dodatkowy pokój już za 40 wynajętych, a nawet czasem za mniej. Hotel Planner współpracuje z wieloma hotelami, które oferują bezpłatny pokój już za 10 wynajętych na dobę. Informacja o udzieleniu takiej usługi zostanie zamieszczona w w uwagach pod ceną oferty dla grup.
Życzymy powodzenia i udanych negocjacji! Teraz jesteś na najlepszej drodze do idealnego zaplanowania swoich przyjemności!