Twoi koledzy i koleżanki powinni być zainteresowani spotkaniem, dlatego należy wzbudzać ich ciekawość. Kluczem jest wczesne przygotowanie imprezy. Zacznij od wybrania najlepszego na to miejsca. Nasza technologia jest wprost idealna dla takich celów, ponieważ pozwala na jednoczesne wyszukiwanie spośród wielu ofert miejsc na spotkania klasowe. Miejsce zjazdu winno być położone centralnie, tak aby każdy jego uczestnik mógł tam szybko dotrzeć. Miejsce również musi posiadać wystarczającą ilość atrakcji, aby każdy znalazł tam coś dla siebie. Najgorsze co może się stać, to obdzwonić hotele przed zjazdem klasowym i dowiedzieć się, że wszystkie są zajęte. Dlatego niezwykle ważnym jest zarezerwowanie na zjazd klasowy bloku pokojów na specjalnych warunkach cenowych w jednym lub kilku najlepiej położonych hotelach najwcześniej jak się tylko da. W większości hotelów minimalna ilość pokojów do zblokowania to 10 pokojów na dobę, ale jeżeli w tym samym hotelu będzie się odbywał wasz bankiet, to ta ilość może być mniejsza.
Aby osiągnąć ten cel nie wystarczy tylko podzwonić na chybił trafił po hotelach w różnych miejscach. Nic nie zyskasz jeżeli zarezerwujesz blok pokojów po pierwszych usłyszanych cenach jakie poda ci hotel. Nie będziesz przy tym posiadał wszystkich informacji o hotelu, a przecież ważnym jest poznanie wszelkich udogodnień oferowanych przez hotel zanim podpiszesz się pod jakąkolwiek decyzją. Pierwszym krokiem jest dowiedzenie się na Internecie, jakie ceny są zazwyczaj oferowane. Znaleźliśmy wspaniały sposób porównywania cen w różnych hotelach. To HotelPlanner.com (
www.HotelPlanner.com). Najlepszą rzeczą, jeżeli chodzi o ten system, jest jego bezpłatność; przy okazji jest on bardzo prosty w obsłudze. Jedyne co musisz zrobić, to wpisać miejsce docelowe dla grupy, daty, a HotelPlanner.com zrobi resztę. Będziesz mógł w sposób zorganizowany i bez żadnych tendencyjnych podpowiedzi dowiedzieć się o miejscach zakwaterowania w wielu miastach i ich cenach. Sam decydujesz o sortowaniu tych informacji według miejsc, cen i marek hoteli. Zostanie ci przydzielony agent konta, który pomoże ci znaleźć nie tylko najlepsze cenowo oferty, ale również pomoże ci również przy całym procesie rezerwacji. Proces rezerwacji jest ważny, ponieważ nawet jeżeli cena jest niska, to warunki anulowania rezerwacji mogą być bardzo surowe, przedpłaty wysokie, a jeszcze inne koszty, takie jak obowiązkowe opłaty klimatyczne, ukryte. Agent konta HotelPlanner.com z uśmiechem na twarzy przeprowadzi cię przez takie zawiłości. Po wybraniu hotelu, wyłącznie dla twojej grupy zostanie bezpłatnie założona strona internetowa dotycząca rezerwacji. Dzięki niej będzie można sprawdzić, jak wyglądają potwierdzenia wyjazdu poszczególnych członków twojej grupy.