W pierwszej kolejności musisz pomyśleć o rezerwacji pokojów dla gości spoza miasta. Byłoby niemiłym zaskoczeniem, gdyby goście chcieli zarezerwować noclegi z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem, a wszystkie pokoje w hotelach w mieście okazałyby się wyjątkowo drogie lub były zarezerwowane z powodu jakiejś dużej konferencji lub imprezy sportowej. Dlatego niezwykle ważne jest, by jak najwcześniej zarezerwować blok pokojów na specjalnych warunkach cenowych w jednym lub kilku hotelach. W większości hotelów minimalna ilość pokojów do zblokowania to 10 na dobę. Jeśli potrzeba ponad 30 pokojów, warto pomyśleć o rozbiciu grupy na dwa lub trzy hotele. Dzięki temu goście będą mieli do wyboru różne lokalizacje i ceny.
Zapewne chcesz, by Twoi krewni byli zainteresowani zjazdem i nie mogli się go doczekać - dlatego wczesne przygotowanie jest tak ważne. Na początek wybierz idealną lokalizację. Nasza technologia nadaje się do tego wyśmienicie, ponieważ pozwala na jednoczesne przeglądanie wielu miejsc na zjazdy rodzinne. Miejsce takie winno być położone centralnie, aby każdy gość mógł do niego szybko dotrzeć. W pobliżu również powinna znajdować się wystarczającą ilość atrakcji, żeby każdy członek rodziny, niezależnie od wieku, znalazł coś dla siebie. Byłoby niemiłym zaskoczeniem, gdyby goście chcieli zarezerwować noclegi z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem, a wszystkie pokoje w hotelach w mieście okazałyby się wyjątkowo drogie lub były zarezerwowane z powodu jakiejś dużej konferencji lub imprezy sportowej. Dlatego niezwykle ważne jest, by jak najwcześniej zarezerwować dla gości zjazdu blok pokojów na specjalnych warunkach cenowych w dogodnie położonym hotelu. W większości hotelów minimalna ilość pokojów do zblokowania to 10 na dobę, ale jeżeli będziecie korzystali z sali bankietowej w tym samym hotelu, to ta ilość może być mniejsza.
By wybrać najlepsze miejsce, nie wystarczy obdzwonić parę hotelów na chybił trafił. Nic nie zyskasz jeżeli zarezerwujesz pokoje po pierwszej cenie, jaką usłyszysz. Co więcej nie będziesz przy tym miał wszystkich informacji o hotelu, a przecież zanim podejmiesz jakąkolwiek decyzję warto wiedzieć, jakie oferuje on udogodnienia. Po pierwsze poszukaj w Internecie, ile wynoszą standardowe stawki. Wspaniałym sposobem porównywania cen w różnych hotelach jest HotelPlanner.com (
www.HotelPlanner.com) – portal, z którego można korzystać zupełnie za darmo i który jest bardzo prosty w obsłudze. Wystarczy jedynie wpisać miejsce docelowe zjazdu oraz daty, a HotelPlanner.com zrobi resztę. Otrzymasz w ten sposób uporządkowane i obiektywne informacje o różnych hotelach i ich cenach, które to sam będziesz mógł sortować wg dowolnie wybranych kryteriów tj. położenia, cen i marek hotelów. Zostanie Ci przydzielony agent konta, który nie tylko pomoże Ci znaleźć najkorzystniejsze oferty, ale również będzie służył wsparciem podczas całego procesu rezerwacji. Proces rezerwacji jest niezwykle ważny, ponieważ na przykład może okazać się, że chociaż cena danego hotelu jest niska, to warunki anulowania rezerwacji są bardzo surowe, przedpłaty wysokie, a jeszcze inne koszty, takie jak obowiązkowe opłaty klimatyczne, ukryte. Agent konta HotelPlanner.com z przyjemnością przeprowadzi Cię przez takie zawiłości. Po wybraniu hotelu Twoja grupa otrzyma własną bezpłatną stronę internetową dotyczącą rezerwacji. Dzięki niej będzie można sprawdzać, czy krewni potwierdzają swoje przybycie do hotelu.