Frequently Asked Questions for Hotels

Dlaczego otrzymałem powiadomienie o tym zleceniu dla grupy?

Jesteśmy agencją podróży grupowych działającą przez internet. Gdy koordynator grupy wyśle nam zlecenie, przesyłamy je do naszej bazy zarejestrowanych hoteli i hoteli, których zażyczył sobie klient. Gdy otrzymasz od nas e-mail, ale nie jesteś zarejestrowany, możesz kliknąć w link do naszej strony, na której znajdują się dane grupy. Z lewej strony zobaczysz link umożliwiający rejestrację hotelu i złożenie oferty. Nie pobieramy opłaty rejestracyjnej, członkostwo też nic nie kosztuje. Działamy w oparciu o prowizje. Prowizja wpłacana jest za użyte pokoje po wymeldowaniu grupy.

Czy pobieracie opłaty za członkostwo?

Nie, nie pobieramy opłat od hoteli za członkostwo w programie ani za składanie ofert grupom. Jesteśmy agencją działającą w oparciu o prowizje, więc gdy będziesz składał ofertę, poprosimy Cię o podanie stawki z doliczoną prowizją (zazwyczaj 10%).

W jaki sposób mogę filtrować zlecenia grupowe?

Po rejestracji możesz ustawić swoje konto w zakładce Ustawienia konta tak, żeby docierały do Ciebie tylko wybrane zlecenia grupowe. Możesz filtrować zlecenia pod kątem liczby pokojów na dobę, budżetu, rodzaju grupy, minimalnej długości pobytu itp. Te filtry pozwolą każdemu kierownikowi ds. sprzedaży otrzymywać zlecenia i obsługiwać grupy wyłącznie w swoim sektorze rynku. Każdy kierownik ds. sprzedaży w danym hotelu może posiadać własne konto i tworzyć filtry zleceń.

Czy podwyższacie nasze stawki dla grup?

Nie, nie podwyższamy Waszych stawek. Stawka grupowa, którą oferujecie grupie, jest stawką, którą grupa otrzymuje. Grupy płacą hotelom bezpośrednio za użyte przez nie pokoje, my nie pobieramy opłaty od klienta.

Skąd będę wiedzieć, że moja oferta została wybrana?

Jeżeli Twoja oferta zostanie wstępnie wybrana przez klienta, otrzymasz wiadomość e-mail z jego danymi kontaktowymi i instrukcjami, jak się z nim skontaktować w celu zawarcia umowy. Klient wie już wtedy, że powinien skontaktować się z Tobą pod podanym nam przez Ciebie numerem telefonu. Większość hoteli wysyła na tym etapie umowę i inne dokumenty lub dzwoni z prośbą o potwierdzenie danych płatniczych. Koordynator grupy może mieć też do Ciebie pytania, których nie zadał wcześniej.

Dlaczego moje oferty nie są wybierane?

Upewnij się najpierw, że przeczytałeś informacje w zakładce Pomoc. Przy składaniu oferty należy rozważyć szereg czynników. Musisz wziąć pod uwagę dostępny budżet, pożądaną liczbę gwiazdek i wszystkie inne życzenia klienta (np. miejsce na bankiet lub bliskość określonych obiektów). Jeżeli zwracasz uwagę na wszystkie te czynniki i wciąż nie dostajesz zamówień od grup, przejdź do zakładki Moje statystyki Znajdziesz tam informacje z wyjaśnieniem, dlaczego grupy nie wybierały Twojego hotelu.

Co zrobić, jeżeli w naszym hotelu skończą się pokoje po złożeniu przeze mnie oferty?

Możesz zostawić ofertę jak jest, ponieważ wyświetlona stawka dotyczy i tak tylko dostępnych miejsc, możesz też zrobić dodatkowy krok i przesłać grupie ofertę oznaczoną Brak dostępności, żeby poinformować członków grupy, że pokoje zostały wyprzedane. Klient finalizuje umowę bezpośrednio z Tobą, więc w takim wypadku możesz poinformować go o braku dostępności pokojów w międzyczasie.

Jak mogę usunąć/zmienić moją ofertę?

Możesz usunąć ofertę kiedy zechcesz przy użyciu guzika Usuń umieszczonego przy każdej ofercie w zakładce Strona główna konta.. Możesz również złożyć w każdym momencie nową ofertę w odpowiedzi na dowolne zlecenie grupowe - nowa oferta zastąpi wtedy poprzednią.

Czym jest termin ważności oferty?

Termin ważności oferty to określony przez Ciebie okres, przez który oferta otrzymana przez klienta po raz pierwszy pozostaje aktualna. Klient może wciąż kontaktować się z Tobą w sprawie swojego pobytu, ale nie jesteś zobowiązany do przedłużenia oferty po jej wygaśnięciu (tj. stawka może zmienić się, gdy oferta stanie się nieaktualna). Jest to efektywna technika sprzedaży, dzięki której klient ma motywację, żeby skontaktować się z Tobą jak najszybciej.

Kiedy klient skontaktuje się bezpośrednio z Twoim hotelu po wysłaniu zlecenia grupowego przez HotelPlanner, hotel zapłaci serwisowi HotelPlanner prowizję od opłat pobranych za pokoje sypialne jako wynagrodzenie za polecenie grupy, nawet jeśli stawka ulegnie zmianie.

Czy możemy prosić o przesłanie formularza W9: Wniosek o nadanie i poświadczenie numeru identyfikacji podatkowej?

Tak, Kliknij tutaj, żeby załadować W9: Wniosek o nadanie i poświadczenie numeru identyfikacji podatkowej, w formacie pdf.

Jeżeli agent biura podróży zarezerwuje pokoje przez HotelPlanner.com, czy będziemy musieli zapłacić 10% wam i 10% agentowi?

Nie, będziecie musieli zapłacić tylko 10% naszemu serwisowi, a my upewnimy się, że prowizja dla agenta podróży zostanie szybko wypłacona. Wszystkie prowizje należy wpłacać nam.

Czy posiadacie numer IATA?

Tak,, prosimy, wyślij nam wiadomość e-mail z prośbą o podanie numeru.

Co oznacza "data wstrzymania"?
  • Jest to data przed zameldowaniem, po której rezerwacje grupowe w bloku nie będą już przyjmowane.
    Np. Przyjmij za datę zameldowania 15 czerwca
  • Data wstrzymania jeden tydzień przed zameldowaniem oznaczałby, że rezerwacje grupowe w bloku z wynegocjowaną stawką nie byłyby już uznawane po 8 czerwca i pozostałe pokoje zostałyby udostępnione wszystkim klientom.
Co oznacza "minimum bloku"?

Minimum bloku to najmniejsza licza pokojów w bloku jaka musi zostać opłacona, nawet jeśli wszystkie nie zostaną wykorzystane.

Np. jeżeli 100 pokojów jest zarezerwowanych w bloku, a klient wykorzysta tylko 50 z nich, umowa określająca "minimum bloku" jako 60% wymagałaby zapłaty za 60 pokojów (60%) przez klienta.

Czy inne hotele lub klienci będą mogli zobaczyć zamieszczane przeze mnie stawki?

Nie, stawka grupowa będzie wyświetlana tylko dla koordynatora grupy. Nigdy nie publikujemy stawek przesyłanych przez nasz portal.

Inne hotele nie będą również widzieć Twoich ofert dla grup, i vice versa.

Jakie są Zasady anulowania moich ofert?

Przy składaniu ofert, pole Zasady anulowania zawiera zasady odnoszące się do każdego pokoju w rezerwacji, gdy pokoje zostaną już zarezerwowane w bloku. Ogólne zasady anulowania bloków dla grupy powinny być zawarte w zasadach "minimum bloku" i zasadach dotyczących depozytów.

Jakiej wysokości depozyty wymagane są od grup?

Możesz określić wysokość wymaganego przez siebie depozytu za każdym razem, gdy składasz ofertę grupie. Wpisz wymagany depozyt jako procent zarezerwowanych pokojów lub jako ustaloną stawkę.

Co to jest podatek całkowity?

Wpisz sumę wszystkich obowiązkowych federalnych/stanowych/lokalnych procentowych wskaźników opodatkowania pokojów.

Np. jeżeli Twój hotel płaci 7% podatku stanowego i 3% podatku municypalnego, powinieneś wpisać 10% jako podatek całkowity.

Stawka, którą podajesz, nie zawiera podatku, więc Twoim celem jest uświadomienie klientom zasad podatkowych w Twojej okolicy.

Co to takiego inne opłaty?

W tym polu wpisuje się wszystkie inne określone z góry opłaty za pokoje, takie jak opłata klimatyczna, opłata za sprzątanie czy opłata pobytowa. Są to zazwyczaj małe kwoty, np. 3$ za noc.

Pozostaw to pole puste lub wpisz 0,00, jeżeli nie naliczasz dodatkowych stałych opłat lub podatków.

Co to jest podatek liniowy?

Prosimy wpisać sumę wszystkich kwot należnych z tytułu podatków krajowych/stanowych/municypalnych za pokój za dobę.

Np. Jeśli w hotelu oprócz dodatkowych opłat podatkowych obowiązuje municypalny podatek liniowy w wysokości $2 za wszystkie pokoje za dobę, należy wpisać $2.

Jak mogę sie z Wami skontaktować?

Nasi agenci z chęcią udzielą informacji w godzinach pracy:

Telefon: 1-800-898-1347
E-mail: Hotels@HotelPlanner.com